Het Consulaat Generaal van Nederland in Shanghai – China nodigt kandidaten uit te reageren op de vacature van Commercial Assistant (Office Manager) op de Economische Afdeling. 

Algemene informatie

Functiebenaming: Office Manager

Dienstonderdeel/post: Economische Afdeling Nederlandse Consulaat-Generaal Shanghai

Functieniveau: 6

Aantal uren: 40

Salaris: tussen RMB 19,167 – 28,751 (afhankelijk van ervaring) + een

Netto toelage voor sociale voorzieningen en ziektekostenverzekering, +/- RMB 13.000

Algemene omschrijving 

Als Office Manager heb je een spilfunctie binnen de economische afdeling en breder binnen het economisch cluster van het Consulaat-Generaal. Je bent voor (Nederlandse) bedrijven en andere stakeholders regelmatig het eerste contact met het Consulaat-Generaal en je vormt de schakel tussen hen en je collega’s. Het betreft een algemeen ondersteunende rol die bestaat uit een combinatie van secretariële, logistieke, financieel-administratieve en organisatorische werkzaamheden.
 

Resultaatgebieden en taken 

Resultaatsgebieden

• Er is adequate en professionele ondersteuning geboden bij de organisatie van netwerkrecepties, inkomende handelsmissies en andere evenementen van het economisch cluster.
• De werkzaamheden van de economische afdeling, waaronder de overlegstructuren, kalender, archief, CRM, en activiteitenregistratie, worden tijdig, adequaat en gestructureerd ondersteund.
• Informatiestromen (waaronder postbussen en inkomende vragen) worden tijdig, servicegericht en nauwgezet beheerd en bijgehouden.
• De intern-externe spilfunctie is adequaat ingevuld.
• Het beheer en overzicht van budgetten en relatiegeschenken van de economische afdeling is op orde en conform afspraken en richtlijnen.

Taken

• Organisatorische ondersteuning bij netwerkrecepties, inkomende handelsmissies en andere evenementen (uitnodigingen versturen, dssiers maken, vervoer en catering regelen).
• Ondersteuning en voorbereiding van het economisch cluster overleg, waaronder opstellen agenda, notuleren en het bijhouden van de wekelijkse en jaarkalender.
• Actualiseren van het contactenbestand (bedrijven, lijsten van consultants etc.) en aanleveren van informatie ten behoeve van economische werkzaamheden.
• Beheer van de algemene postbus van de economische afdeling:
  - beantwoorden van algemene vragen
  - uitzetten van handelsvragen naar collega’s binnen het economische cluster
  - verspreiden van relevante inkomende informatie onder collega’s
• Beheer en aanspreekpunt van Achilles (het interne registratiesysteem voor economische activiteiten) en het signaleren van trends in de geregistreerde activiteiten.
• Beheren van het archief en de documentatie van de Economische Afdeling.
• Overzicht houden van de budgetten van de economische afdeling.
• Beheer van de voorraad relatiegeschenken, promotiemateriaal etc..
• Achtervang van de managementondersteuner van de Consul Generaal en Plv Consul Generaal in geval van verlof/ziekte.

 

Werkomgeving 

Het CG Shanghai is een voor Nederland middelgrote diplomatieke post (en een van de grootste consulaten), met een team van 33 medewerkers (waaronder 8 uitgezonden en 25 lokaal aangenomen) van wie 14 met de Nederlandse nationaliteit. Als office manager maak je deel uit van de economische afdeling van het Consulaat Generaal (11 fte inclusief Hoofd Economische Afdeling, die ook Plv Consul-Generaal is). De economische afdeling vormt samen met de collega’s van de innovatieafdeling en de collega’s van het NFIA (Netherlands Foreign Investment Agency) het economische cluster. Tevens wordt er nauw samengewerkt met het Netherlands Business Support Office in Nanjing. Elke medewerker heeft zijn of haar expertise, daarnaast zijn er veel activiteiten die gezamenlijk op worden gepakt. Er zijn doorgaans 1 of 2 stagiaires op het consulaat. De sfeer is informeel. Economische diplomatie is één van de kerntaken van de post met als belangrijkste doelstelling de Nederlandse politiek-economische belangen in Shanghai en omgeving te behartigen, kansen voor het Nederlandse bedrijfsleven te creëren en het Nederlands bedrijfsleven te helpen succesvol te zijn.

De stadsprovincie Shanghai is een van de grootste en meest dichtstbevolkte steden ter wereld en de meest dynamische van China. Ongeveer een kwart van het Chinese BNP komt uit het ressort van CG Shanghai, dat naast Shanghai zelf bestaat uit de provincies Jiangsu, Zhejiang en Anhui – samen een van economische powerhouses van China. Shanghai telt officieel 25 miljoen inwoners. Het ressort telt om en nabij 600 Nederlandse bedrijven en een paar duizend Nederlanders. Shanghai is een bruisende en kosmopolitische stad; het bijzondere karakter van de stad – de vermenging van oude wijkjes met torenhoge wolkenkrabbers, de vermenging van economie en (geo)politiek – maken de woon- en werkomgeving fascinerend.

Vereisten voor de functie

• Kennis van en ervaring met ondersteuning op het gebied van secretariële, financieel-administratieve, logistieke en organisatorische werkzaamheden.
• Kennis van secretarieel-administratief beheer, documentatie- en informatiesystemen, zoals MSSharepoint en CRM-systemen.
• Vaardigheid in het ontvangen en correct te woord staan van derden en medewerkers.
• Vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het genereren van(management)informatie.
• (Enig) inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden.
• (Enige) ervaring of affiniteit met handels- en economische zaken, in het bijzonder in relatie totChina.
• Werk- en denkniveau: HBO-niveau of MBO-niveau met relevante werkervaring.
• In het bezit van de Nederlandse nationaliteit of die van een EU-lidstaat.
• Nederlands als moedertaal en een uitstekende beheersing van het Engels (niveau C1).(Basis)kennis Chinese taal en cultuur is een pre.
• De medewerker is: klantgericht, kan goed plannen en organiseren, organisatiesensitief,representatief, kan goed samenwerken, flexibel.

Bij het Consulaat-Generaal streven we naar diversiteit en inclusie. Als je jezelf herkent in de beschrijving, maar niet aan alle eisen voldoet, moedigen we je toch aan om te solliciteren. Wij zijn op zoek naar een kandidaat die zo snel mogelijk beschikbaar is.

 

Informatie
 

Voor informatie over de functie kan contact worden opgenomen Sachi Claringbould (Hoofd Economische Zaken/tevens plaatsvervangend Consul-Generaal) via SHA-CDP@minbuza.nl.
 

Procedure

De selectieprocedure bestaat uit een (of meerdere) sollicitatiegesprek(ken) en mogelijk een schrijfopdracht. Je sollicitatiebrief en CV mogen worden verstuurd naar SHA-HR@minbuza.nl. De sollicitatie dient uiterlijk zondag 10 augustus 2025 einde dag te zijn ontvangen. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.