Vacancies and internships

Vacancy: Senior Secretarial / Administrative Officer – Press & Culture (PCZ)

 

Consulate General of the Kingdom of the Netherlands – Istanbul Full-time (37.5 hours per week) | 
Scale 6 | Start date: 15 July 2026


About the role
The Press and Cultural Affairs (PCZ) department is looking for a proactive and well-organised young professional to support its team in Istanbul. In this role, you will contribute in an administrative role to the implementation of Dutch international cultural policy and support public diplomacy initiatives. You will also assist in developing social media content and contribute to the broader activities of Consulate General (CG). In addition, the employee will also carry out administrative tasks for the Matra/Human Rights department. The Head of Press and Cultural Affairs is responsible for the substantive supervision of the employee.


Main Tasks


1. Secretarial and administrative support
•  Support financial and administrative processing of international cultural projects, public diplomacy, and MATRA/human rights projects
•  Assist in assessing subsidy applications and monitoring project progress
•  Maintain and update stakeholder and network databases
•  Maintain project overviews and management information


2. Organisational support
•  Coordinate logistics and provide support for events and official visits
•  Assist in organizing cultural and public diplomacy activities


3. External communication, including social media
•  Create content for Chef de Poste and Deputy Chef de Poste
•  Support other departments in effective external (public diplomacy) communication, including scheduling and publishing content on social media platforms
•  Monitor and maintain social media channels and engagement
•  Manage and update content on our Netherlands and You website
•  Support communication around events, visits, and public appearances
•  Maintain contact with local press and other relevant media

Results to be achieved
•  Administration of international cultural policy, public diplomacy and human rights funding is on track
•  Social media is used effectively and concisely
•  Public events in terms of external communication are well planned and executed
•  Administrative tasks performed effectively and accurately
•  Departments within the Consulate General’s network are satisfied with services delivered

Description of employee
An efficient, presentable and enthusiastic team player who is structured and enjoys providing the best possible support to the staff of PCZ and other departments of the CG.
You work proactively, manage multiple priorities, and maintain oversight in an environment with tight deadlines. You have an eye for detail and work methodically and in an organised manner in terms of documentation management, storage and archiving. You are comfortable taking initiative and demonstrate flexibility beyond standard working hours when needed. We aim to be a diverse and inclusive organization and expect you will contribute to this.

Working experience and knowledge
•  Communicate clearly in English and preferably also in Dutch and/or Turkish
•  Secondary vocational level (MBO) and/or equivalent
•  Proven experience in administrative and organisational support
•  Knowledge of Customer Relation Management systems.
•  Proven experience in external communication and social media, with knowledge of online communication tools, photography, videography, and tools such as Canva
•  Experience in organising public events

Competencies required
•  Accurate and precise
•  Planning and organisational skills
•  Highly pro-active
•  Service oriented
•  Flexible team player
•  Excellent writing skills
•  Result oriented

Working environment
The diplomatic network in Turkey consists of the Embassy in Ankara and the CG in Istanbul, which work closely together. The Consulate General is located in the centre of Istanbul and consists of several historical buildings with the Palais de Hollande at its centre. The CG is a medium-sized mission that maintains contact with government institutions, the business community, cultural and knowledge institutions, civil society organisations, interest groups, other foreign representations, and the media.
You will be employed within the PCZ Department, part of the CG in Istanbul. The PCZ team collaborates closely across locations and contributes to cultural cooperation, public diplomacy, and media relations in Türkiye. Implementation of activities takes place in close consultation, and colleagues from the PCZ in Ankara and Istanbul operate as one team, holding weekly meetings to coordinate their work. In addition, you will have a support role regarding the MATRA/human rights funding of the CG.


Application
If you think you fit the description and would like to apply, please send your CV, a short motivation letter, and a video (max. 2 minutes) in which you introduce yourself and explain why you are suitable for the role (show your creativity, max 2 minutes) to Head of PCZ Department, Mr. jaef-de.boer@minbuza.nl.

Please submit your application by latest 4 June.
 

 

 

Vacature Management ondersteuner (sr. secretarieel administratief medewerker)
 

Full-time (37,5 uur) / schaal 6 / Startdatum 15 juni 2026


SPECIFIEKE FUNCTIE-INFORMATIE

Het Consulaat-Generaal is op zoek naar een lokale management ondersteuner. De management ondersteuner geeft secretariële/administratieve ondersteuning aan leiding post. De medewerker staat externe partijen te woord, schakelt snel tussen verschillende onderwerpen, en maakt een realistische inschatting van urgentie en belang van zaken. De medewerker weet dat management ondersteuners een representatieve functie hebben en stelt aanpak en gedragsstijl hierop af. De medewerker acteert op de wensen/instructies van Chef de Poste (CdP), overige leden MT en/of medewerkers. De medewerker biedt direct ondersteuning, verwijst betrokkenen naar de juiste informatie, of brengt ze in contact met de juiste expert. De medewerker bewaakt de voortgang van afhandeling en rappelleert waar nodig. De medewerker gaat zorgvuldig om met persoonlijke en vertrouwelijke informatie.

De medewerker is verantwoordelijk voor agenda CdP en PlvCdP en postbusbeheer. De medewerker legt actief verbanden, schat belangen in en weegt consequenties af. De medewerker verzorgt een belangrijke spilfunctie bij afspraken, ontvangst, representatie (incl. materiaalbeheer), interne en externe bijeenkomsten. De medewerker verzorgd toegankelijke dossiervorming, verzameld gegevens, coördineert complexe informatiestromen, en controleert op juistheid, bruikbaarheid, tijdigheid en volledigheid. De medewerker is bekend met de systemen voor gegevensverwerking en zorgt dat de administratie op orde is.


B.1.1    RESULTAATGEBIEDEN EN RESULTATEN

  • Externe partijen zijn adequaat en correct te woord gestaan en vragen en verzoeken zijn doorgezet/afgehandeld
  • Er is een juiste inschatting gemaakt van belang en urgentie 
  • Voortgang en afhandeling is bewaakt en er is tijdig gerappelleerd 
  • Informatie is adequaat verstrekt 
  • Secretarieel (administratief) beheer is op orde conform afspraken en richtlijnen 
  • Administratieve, logistieke, organisatorische en protocollaire processen en procedures zijn nauwgezet gevolgd 
  • Verslaglegging is adequaat verzorgd 
  • Werkdossiers zijn aangelegd en bijhouden 
  • Agendabeheer en postbusbeheer is op orde conform wensen leidinggevende
  • Verbanden tussen verzoeken/vragen zijn gelegd en belangen/consequenties zijn goed ingeschat
  • De intern-externe spilfunctie is adequaat ingevuld
  • De werkdossiers zijn adequaat gecontroleerd op bruikbaarheid, tijdigheid en volledigheid __________________________________________________________________________

B.1.2    TAKEN 

T.b.v. leiding post (CdP en PlvCdP):

  • Office management, inclusief agenda en postbusbeheer 
  • Beheer database netwerk CG en onderhouden extern netwerk
  • Coördinatie missies en bezoeken, inclusief aanleggen en beheren van werkdossiers
  • Afhandeling dienstreisaanvragen en declaraties
  • Afhandeling sollicitatiebrieven en bezoeken i.h.k.v. Palais de Hollande programma
  • Verslaglegging van interne en externe vergaderingen.
  • Coördinatie en/of ondersteuning afdeling overschrijdende evenementen / lunches / diners, w.o. Koningsdag en Dodenherdenking. 

____________________________________________________________________

B.3 CONTACTEN

  • Medewerker heeft contact met leiding post en de diverse afdelingen van het Consulaat Generaal en waar nodig met de ambassade in Ankara.  
  • Medewerker heeft contact met Turkse autoriteiten en de management ondersteuners van de andere diplomatieke vertegenwoordigingen.   

___________________________________________________________________________

B.4 KENNIS- EN VAARDIGHEIDSVEREISTEN

  • Kennis van management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften
  • Kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken 
  • Vaardigheid in het ontvangen en correct te woord staan van derden en medewerkers 
  • Vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het genereren van (management)informatie
  • Vaardigheid in het secretarieel-administratief beheer, in coördineren van informatiestromen en -processen (en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.)
  • Vaardigheid in het fungeren als schakel tussen leiding en derden (intern BZ, extern en buitenlandse relaties)
  • (Enig)inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen
  • Vaardigheid met functie-relevante ICT-systemen
  • Goede beheersing van de Nederlandse, Engelse en Turkse taal.

___________________________________________________________________________

B.5 COMPETENTIES
 De volgende competenties zijn met name van belang voor het succesvol vervullen van de functie: 

  • Coördineren
  • Plannen en organiseren
  • Accuraat werken 
  • Proactief 
  • Stressbestendigheid
  • Integriteit 

____________________________________________________________________

B.6 WERK- EN DENKNIVEAU VAN DE FUNCTIE/ AANVULLENDE OPLEIDINGEN EN KENNIS

  • Werk- en denkniveau:     MBO-niveau
  • Ervaringsniveau:     Aantoonbare relevante ervaring 

__________________________________________________________________

C.WERKOMGEVING
Het postennet Turkije bestaat uit ZMA Ankara, CG Istanbul en de Honorair Consuls in Izmir, Marmaris, Antalya en Gaziantep. Het Consulaat Generaal is één van de grootste van Nederland (vergelijkbaar met een middelgrote ambassade) en heeft een 40-tal medewerkers. Er wordt door alle medewerkers op kantoor gewerkt.  

Het Consulaat Generaal is gevestigd in een fraai 19e-eeuws stadspaleis op een prominente locatie: aan de Istiklal Caddesi, één van de drukste winkelstraten van Turkije. Het biedt veel toegevoegde waarde en wordt optimaal gebruikt voor een groot aantal uiteenlopende activiteiten (ontvangsten, netwerken, conferenties, kunst en cultuurmanifestaties). 
_________________________________________________________________________

D. TYPERING – MEDEWERKER

  • De medewerker is klantgericht
  • De medewerker kan plannen en organiseren
  • De medewerker is organisatiesensitief
  • De medewerker heeft gevoel voor verhoudingen en protocol en is representatief
  • De medewerker kan goed samenwerken
  • De medewerker is flexibel   

__________________________________________________________________________
E. OVERIGE INFORMATIE

Bij de organisatie van bezoeken en evenementen zal de medewerker geregeld buiten de gebruikelijke werkzaamheden bereikbaar of op afroep beschikbaar moeten zijn.
__________________________________________________________________________

F. Arbeidsvoorwaarden

  • Afhankelijk van kwalificaties en werkervaring kan de succesvolle kandidaat een bruto maandsalaris verwachten tussen € 1.967 en € 2.623.
  • De succesvolle kandidaat krijgt een contract aangeboden met een proeftijd van 2 maanden.
  • Het betreft een functie van 37,5 uur per week.

_____________________________________________________________________________________________
Reacties en Aanvullende informatie

Als je interesse hebt voor de functie kan je schriftelijk (via email) reageren door een motivatie en CV te sturen naar plv. Consul-Generaal Karin Jones-Schaper (IST-CDP@minbuza.nl). Reacties dienen uiterlijk 21 mei 2026 te zijn ontvangen.