Functiebenaming : Consulair Medewerker
Locatie: Nederlandse Ambassade te Madrid
Functieniveau : 3118 - 3430 EUR bruto (afhankelijk van relevante ervaring)
Aantal uren : fulltime 37,5 uren per week
Periode : vast dienstverband
Startdatum : zo spoedig mogelijk

De ambassade voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. En door een werkcultuur te scheppen waar iedereen zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in, onder meer, leeftijd, gender(identiteit), cultuur, religie, achtergrond, geaardheid, (arbeids)beperking, kennis en competenties.

WIE ZOEKEN WIJ?
De Nederlandse ambassade in Madrid zoekt een flexibele, empathische en klantgerichte collega die er voldoening uithaalt om Nederlanders in nood te helpen en die overige excellente consulaire dienstverlening kan bieden. De senior consulair medewerker krijgt nagenoeg met alle facetten van het complexe en gevoelige consulaire werk te maken. Er is geen sprake van enkel de uitvoering van (onderdelen van) de consulaire dienstverlening, maar alle consulaire elementen komen aan bod, zoals het informeren van autoriteiten en derden belanghebbenden over de (interpretatie van de) wet-en regelgeving op het consulair werkgebied. Het innemen van een paspoortaanvraag, het afgeven van een verklaring, het bijstaan bij een overlijdensgeval of detentie en overleg met derden belanghebbenden zijn een aantal van de taken waar de consulair medewerker op een werkdag mee te maken kan krijgen. De senior consulair medewerker behoudt de helicopterview en multitasken gaat de consulair medewerker vanzelfsprekend af. Bij de senior consulair medewerker is er sprake van algemeen geformuleerde opdrachten. Inschatting van belang en urgentie, het leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren zijn allen dagelijkse kost. Er wordt enige flexibiliteit verwacht, aangezien het nodig kan zijn om buiten de werktijden bijstand te verlenen aan Nederlanders.
• Hij/zij is een teamspeler en is een schakel naar de interne organisatie en externe omgeving, is oplossingsgericht, stressbestendig, representatief en klantgericht;
• Hij/zij coördineert informatiestromen, houdt de benodigde consulaire informatiesystemen bij en draagt bij aan een excellente consulaire dienstverlening;
• Hij/zij is empathisch, kan goed luisteren, heeft hoge mate van veerkracht, staat sterk in de schoenen en heeft een ruime dosis incasseringsvermogen om steun te kunnen verlenen aan Nederlanders in nood;
• Hij/zij is zelfstandig waarbij eigen keuzen in bij de wijze van voorbereiding, werkwijze en uitvoering en gedragsbepalingen en oordeelsvorming een rol spelen.

Spanje is vanwege het grote aantal Nederlanders dat jaarlijks in Spanje verblijft of bezoekt, een van de drukste consulaire ambassades ter wereld. De geselecteerde kandidaat krijgt een training on the job in de verschillende consulaire processen en systemen.
Arbeidsovereenkomst: naar lokale wet- en regelgeving. Rechtspositieregeling lokale werknemers 2020 (RLW 2020), vastgesteld door de Minister van Buitenlandse Zaken alsmede de daarop betrekking hebbende postuitwerking voor Spanje (Puw).
Het gaat om een lokale functie met daarbij behorende salaris- en arbeidsvoorwaarden van de Nederlandse ambassade in Spanje. Het betreft een vast fulltime dienstverband met een proeftijd.

SPECIFIEKE FUNCTIE-INFORMATIE
De senior consulair medewerker geeft consulaire dienstverlening aan Nederlanders in reguliere en noodgevallen. De medewerker is
verantwoording schuldig aan het hoofd van de afdeling (Operationeel Manager/Consul).

TAKEN
1. Consulaire dienstverlening
• Het innemen van aanvragen voor o.a. de afgifte van reisdocumenten, nooddocumenten, machtiging voorlopig verblijf en overige front office taken in overeenstemming met de wettelijke eisen en het controleren op volledigheid en juistheid van een aanvraag;
• Het 2 a 3 maal per jaar bezoeken van verschillende locaties voor het innemen van reisdocumenten buiten Madrid;
• Het (actief) mondeling en schriftelijk verstrekken van (achtergrond) informatie voor de aanvraag van consulaire verklaringen en DigiD-codes;
• Overige front office taken zoals bijvoorbeeld begeleiden bij inburgeringsexamens, naturalisatie-examens en nationaliteitsverzoeken;
• Backoffice taken zoals het afhandelen van verzendingen van aanvragen en opvolgen van onvolledige dossiers.
2. Consulair maatschappelijke dienstverlening
• Het bieden van excellente consulaire bijstand, ondersteuning geven aan kwetsbare Nederlanders en Nederlanders in nood. Dit kan gaan om situaties zoals ziekenhuisopnames, sterfgevallen, detenties en gevallen van mentaal verward gedrag;
• Bezoeken van en (emotionele) steun verlenen aan Nederlanders in noodgevallen;
• Bezoeken van gedetineerden, begeleiden van vrijwilligers Reclassering Nederland en Stichting Epafras;
• Assisteren bij de voorbereiding en reactie op een crisissituatie waarbij mogelijk grote aantallen Nederlanders betrokken kunnen zijn, zoals bosbranden, grootschalige ongevallen of natuurrampen;
• Contacten leggen en vergaderingen bijwonen met plaatselijke Spaanse belanghebbenden, zoals begrafenisondernemers, politie, rechtbanken en sociale diensten, alsook plaatselijke gemeentehuizen en liefdadigheidsinstellingen die steun en bijstand verlenen aan Nederlanders;
3. Informatie-en kennisoverdracht
• Informeren van autoriteiten en derden belanghebbenden zowel in Spanje als in Nederland;
• Postbusbeheer en coördinatie van afhandeling van vragen, verzoeken en gesprekken;
• Afhandelen van binnenkomende telefoontjes met betrekking tot consulaire zaken;
• Verzamelen van informatie en het toetsen daarvan aan de bestaande wettelijke regelgevingen;
• Meedraaien met de wekelijkse dienst (2 a 3 maal per jaar) waarbij het nodig is om 24/7 (telefonisch) beschikbaar te zijn;
• Vervanging van overige consulaire medewerkers binnen de afdeling tijdens afwezigheid / verlof;
• Het halen van 'deadlines' en het nauwkeuring afleveren van de opgedragen werkzaamheden;
• Overige voorkomende consulaire werkzaamheden.

KENNIS- EN VAARDIGHEIDSVEREISTEN
• Werk- en denkniveau: HBO en minimaal 5 jaar werkervaring;
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands en Spaans (beide minimaal C1-niveau). Kennis van het Engels op B2-niveau;
• Uitstekende vaardigheden op het gebied van communicatie (schriftelijk en mondeling) en dienstverlenende houding;
• Aandacht voor detail en probleemoplossend vermogen;
• Goede beheersing van de Windows gestuurde MS-officeprogramma’s zoals Word, Excel, Outlook en PowerPoint;
• Affiniteit met vakinhoudelijke consulaire zaken is een pré.

COMPETENTIES
• Empathisch
• Klantgerichtheid
• Overtuigingskracht
• Samenwerken
• Integriteit
• Resultaatgerichtheid
• Initiatief
• Flexibiliteit
• Stressbestendigheid
• Proactief

WIE ZIJN WIJ?
De Nederlandse ambassade in Spanje is gevestigd in het noorden van Madrid en heeft momenteel circa 60 medewerkers. De consulaire medewerker maakt deel uit van de afdeling Algemene en Consulaire Zaken en de Operationeel Manager / Consul heeft de dagelijkse leiding. De afdeling bestaat uit 7 consulaire medewerkers, 1 receptionist en 6 medewerkers algemene zaken. Naast de eigen consulaire afdeling heeft de ambassade op dit moment 9 Honoraire consulaten in Spanje. De honorair consul ondersteunt de consulaire afdeling in urgente gevallen bijvoorbeeld bij het verlies van een reisdocument door een Nederlander. De afdeling werkt in goed onderling overleg als 'one team' en men stelt zich flexibel op. Men neemt de werkzaamheden van elkaar over daar waar nodig. Men toont eigen initiatief en men heeft niet de 9 tot 5 mentaliteit. De kandidaat heeft een Spaans DNI of NIE-nummer, evenals een Spaans Seciaal Seguridad nummer .

HEEFT U BELANGSTELLING?
Stuur uw motivatiebrief en CV in het Nederlands voor 27 april 2026 naar mad-hr@minbuza.nl, ter attentie van mevrouw Filiz Deveci. De sollicitatiegesprekken vinden in persoon plaats. De selectieprocedure bestaat uit verschillende rondes en individuele taakopdrachten zijn hier een  onderdeel van .