Dienstonderdeel/post: gPV NAVO Brussel
Functieniveau: schaal 6 (4.300€ - 6.300€ bruto per maand)
Werk- en denkniveau: MBO
Vertrouwensfunctie: Ja, VGB-B
Aantal uren: 37,5

Wil jij werken op het snijvlak van internationale diplomatie, veiligheid en bestuur? De geïntegreerde Permanente Vertegenwoordiging van Nederland bij de NAVO in Brussel zoekt een Managementondersteuner die overzicht bewaart, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Wat ga je doen?

De Managementondersteuner verricht organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de plaatsvervangend Permanent Vertegenwoordiger, tevens hoofd Politieke Zaken, en een aantal medewerkers van verschillende afdelingen. De werkzaamheden vinden plaats binnen een ambtelijk en politiek dynamische context en vragen om een hoge mate van senioriteit en zelfstandigheid. De Managementondersteuner verleent secretariële ondersteuning op samenhangende, naar aard en inhoud uiteenlopende onderwerpen en fungeert als schakel tussen de interne organisatie en de externe omgeving. Daarbij worden verbanden gelegd, belangen ingeschat en mogelijke consequenties zorgvuldig afgewogen. Ook onderhoudt de Managementondersteuner contacten die gericht zijn op de afstemming van processen en procedures en fungeert hij/zij als achtervang, met een zeer directe en nauwe werkrelatie met de managementondersteuner van de ambassadeur.

Daarnaast ondersteunt de Managementondersteuner de plaatsvervangend Permanente Vertegenwoordiger en diverse beleidsmedewerkers en springt hij/zij waar nodig flexibel bij ter ondersteuning van andere medewerkers. Hij/zij is de vaste vervanger van de secretaresse van de ambassadeur/Permanente Vertegenwoordiger. Naast de reguliere secretariële werkzaamheden is de Managementondersteuner verantwoordelijk voor de organisatie van de ontvangst van bezoekersgroepen, de logistieke ondersteuning bij bijeenkomsten van ministers en het onderhouden van contacten met meerdere directe partijen op uiteenlopende terreinen, waaronder Centrale Diensten Brussel en diverse secretariaten op zowel nationaal als internationaal niveau. Tevens levert hij/zij administratieve ondersteuning aan de verschillende clusters binnen gPV NAVO waar nodig. Vanwege de vertrouwelijkheid van de functie is het succesvol doorlopen van een veiligheidsonderzoek (VGB-B) een voorwaarde voor aanstelling. De personele en functionele aansturing van de medewerker berust bij de plaatsvervangend Permanente Vertegenwoordiger.

Korte typering van de gezochte medewerker

Je functioneert uitstekend binnen een team zonder daarbij afstand te doen van je eigen zienswijze en bent bij uitzondering ook buiten de gebruikelijke kantooruren inzetbaar. Je bent allround geschoold, stressbestendig en voortdurend op zoek naar mogelijkheden om jezelf en je werk verder te verbeteren, ook in een werkomgeving met een hoge werkdruk. Je beschikt over passie en enthousiasme voor informatiemanagement, werkt kwaliteitsgericht, behaalt resultaten en toont een groot doorzettingsvermogen. Communicatie is voor jou essentieel; je beschikt over goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheden en fungeert als bruggenbouwer tussen de verschillende clusters binnen de afdeling. Je werkt nauwkeurig, kunt snel schakelen en bent klantgericht, waarbij je steeds zoekt naar passende oplossingen. Daarnaast ben je gemotiveerd om jezelf continu te ontwikkelen en je kennis actueel te houden, en draag je actief bij aan samenwerking, resultaten en een prettige werksfeer binnen het team.

Indicatief takenpakket

• Verrichten van secretariële en administratieve ondersteuning, waaronder agenda- en postbeheer, inkomende en uitgaande correspondentie, telefonische communicatie en het bijhouden van ziekteverzuim en (niet-gedigitaliseerd) verlof.

• Werken met Windows-gestuurde MS Office-programma’s, zoals Word, Excel en Outlook.

• Toepassen van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.

• Beheren van documenten en (digitale) archieven conform geldende richtlijnen.

• Afhandelen van uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken, zowel intern (zoals het organiseren van werkbezoeken, dienstreizen, representatieve activiteiten en het opstellen van declaraties) als extern (bijvoorbeeld verzoeken om informatie).

• Optreden als contactpersoon richting de interne organisatie en externe partijen, onder meer bij de organisatie van de ontvangst van bezoekersgroepen.

• Inschatten van belang en urgentie, leggen van verbanden, afwegen van consequenties, bewaken van voortgang en afhandeling, en waar nodig signaleren en rappelleren.

• Verstrekken van inhoudelijke en procedurele informatie en ondersteunen van administratieve en organisatorische processen, zoals het opstellen van weekdienstroosters, het beantwoorden van stageaanvragen en het informeren van sollicitanten voor internationale functies bij de NAVO.

• Verzorgen van verslaglegging, notuleren en het uitwerken en opstellen van stukken en correspondentie op basis van globale aanwijzingen, waaronder vervanging bij (internationaal) agenda-overleg en stafvergaderingen.

• Leveren van administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning bij bijeenkomsten, waaronder ministeriële bijeenkomsten.

• Ontvangen en te woord staan van bezoekers en vervullen van een spilfunctie bij afspraken, ontvangst, representatie en interne en externe bijeenkomsten.

• Aanleggen en bijhouden van werkdossiers voor de plaatsvervangend Permanent Vertegenwoordiger en delegatieleden bij ministeriële bijeenkomsten.

• Samenstellen van (management)overzichten en ondersteunende rapportages.

Vereisten werk- en denkniveau: 

• MBO-werk- en denkniveau;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (moedertaalniveau) en goede kennis van de Engelse taal;
• basiskennis van de Franse taal is een pré;
• kennis van en/of ervaring met werken bij de (Nederlandse rijks)overheid, een internationale vertegenwoordiging (bijvoorbeeld een ambassade) of een internationale organisatie strekt tot aanbeveling.

Sollicitaties, inclusief cv, kunnen tot en met vrijdag 30 januari worden gestuurd naar: bru-lok@minbuza.nl 

Overige Opmerkingen 
Vanwege de vertrouwelijkheid van de functie is het succesvol doorlopen van een Nederlandse veiligheidsonderzoek op niveau B verplicht en een voorwaarde voor aanstelling en dienstverband.