Wij zijn op zoek naar een Ondersteunend Medewerker Interne en Consulaire Zaken

Hieronder meer informatie over de functie.
 

Ondersteunend Medewerker Interne en Consulaire Zaken voor 38 uur p/week
SPECIFIEKE FUNCTIE-INFORMATIE
De Ondersteunend Medewerker Interne en Consulaire Zaken verricht alle voorkomende receptiewerkzaamheden, inclusief de afhandeling van de inkomende telefoongesprekken en het ontvangen van bezoekers aan de ambassade - ook voor de ambassade bij de Heilige Stoel. De medewerker heeft hierbij ook een belangrijke rol t.a.v. beveiliging.
Daarnaast voert hij/zij zelfstandig diverse (financieel-) administratieve werkzaamheden uit voor de beide ambassades.
De medewerker werkt nauw samen met de Financiële Service Organisatie (FSO), het contactcenter van Nederland Wereldwijd, het Consulaat Generaal in Milaan, de (13) Honoraire Consuls in Italië en de collega’s binnen de afdeling.
De medewerker is verantwoording schuldig aan de Operationeel Manager over de voortgang en kwaliteit van de dienstverlening betreffende de hieronder vermelde werkzaamheden.
De medewerker dient affiniteit te hebben met het gebruik van IT-middelen (software/hardware).
De medewerker draait mee met de telefonische bereikbaarheidsdiensten.

 RESULTAATGEBIEDEN EN RESULTATEN
1. Uitvoeren van alle voorkomende receptiewerkzaamheden
2. Toezicht houden op toegang ambassade, inclusief toegangscontrole
3. Uitvoeren van een deel van de (financiële) administratie
4. Diverse ICZ-taken, soms ook op ad hoc-basis

TAKEN
1. Uitvoeren van alle voorkomende receptiewerkzaamheden
• Het op een professionele en vriendelijke wijze afhandelen van inkomende telefoongesprekken. Indien mogelijk zelf beantwoorden van telefonische vragen of doorverbinden
met Nederland Wereldwijd, met name consulaire vragen.
• Het op een voorkomende en representatieve wijze ontvangen van bezoekers en gasten.
• Het tijdig en correct afhandelen van alle inkomende en uitgaande post, inclusief het scannen van inkomende poststukken door middel van de daarvoor bestemde apparatuur.
• Voorbereiden van DHL-zendingen ten behoeve van de consulaire afdeling.

2. Toezicht houden op toegang ambassade, inclusief toegangscontrole
• Toezicht houden op het voorterrein en de straat voor de ambassade door middel van het CCTV-systeem.
• Bijdragen aan veilige entree van collega’s, bezoekers en gasten door correct en consequent gebruik van het intercom- en sluissysteem.
• Nauw toezicht houden op het volgen van de juiste procedures voor het geven van toegang tot de ambassade aan de verschillende onderhoudsmonteurs en leveranciers.

3. Uitvoeren van een deel van de (financiële) administratie
• Het samen met FSO zorgdragen voor correcte en tijdige betaling van de bedrijfsvoeringfacturen van de ambassade. Hier hoort onder andere bij: zorgdragen voor de  registratie van leveranciers via het selfservice portal, nakijken of eventuele BTW-vrijstelling is afgerond, het aanduiden van de juiste boekingscodes, ervoor zorgen dat de juiste personen elektronische parafen zetten, het indienen van de facturen in het selfservice portal en het bijhouden van de voortgang door middel van een intern Excel overzicht.
• Verzorgen en monitoren van de verwerking van de direct debits voor onder andere de diverse nutsbedrijven en het verwerken van de maandelijkse afschriften van de ambassade-creditcards.
• Beheer van de voorraad keukenbenodigdheden (koffie, thee etc.) en kantoorbehoeften. Inclusief het bijhouden van de voorraadadministratie en het zorgdragen voor de bestellingen hiervoor.

4. Diverse ICZ-taken, soms ook op ad hoc-basis
• Het beheren van de centrale e-mailpostbus van de ambassade (ook het bekijken van de PEC-emailpostbus), inclusief het doorsturen van e-mails aan de juiste afdelingen/collega’s voor verdere afhandeling. Indien mogelijk zelf beantwoorden van e-mails, met name consulaire vragen.
• Contacten met de leveranciers en onderhoudsmonteurs van de 2 koffiemachines van de ambassade.
• Het beheer van de keuken op de begane grond van de ambassade.
• Is bereid en flexibel om in voorkomende gevallen taken uit te voeren die noodzakelijk zijn voor de ambassade en die verschillen van die in dit functieprofiel omschreven worden. Dit kan soms ook buiten de reguliere werktijden gevraagd worden.

SPEELRUIMTE/KADERS
• De Medewerker functioneert onder de leiding van de Operationeel Manager en is verantwoording schuldig over de kwaliteit van de dienstverlening inzake de hierboven  genoemde werkzaamheden.
• Financieel/administratieve regelgeving zoals deze voor de posten o.a. is opgenomen in het Handboek Bedrijfsvoering BZ.
• De Medewerker neemt beslissingen bij de beoordeling en verwerking van financiële stukken en bij het beoordelen van belang, urgentie en geadresseerden van inkomende  en uitgaande post.

CONTACTEN
• Met de Operationeel Manager en de andere medewerkers van de afdeling over de planning en uitvoering van de verschillende werkzaamheden.
• Met alle medewerkers van de ambassade bij de uitvoering van de verschillende receptiewerkzaamheden.
• Met externe contacten zoals bezoekers en leveranciers (inclusief nutsbedrijven, servicemonteurs etc.), zowel telefonisch als in persoon.
• Met het Consulaat Generaal in Milaan en de 13 Honoraire Consuls in Italië over diverse logistieke en administratieve zaken.
• Met het FSO over de voortgang en betaling van facturen. Met Nederland Wereldwijd bij het afhandelenvan telefonische consulaire vragen.

KENNIS, ERVARING EN VAARDIGHEDEN
• Werk- en denkniveau: MBO-niveau (of vergelijkbaar).
• Sociale en communicatieve vaardigheden vanwege het directe contact met een verscheidenheid aan collega’s, bezoekers en gasten.
• Goede uitdrukkingsvaardigheid in woord en schrift van zowel de Italiaanse, Nederlandse als de Engelse taal.
• Vaardigheid in het werken met IT-middelen (software/hardware).
• Relevante ervaring in een soortgelijke dienstverlenende/administratieve functie is een pré.

COMPETENTIES
• Accuraat werken
• Flexibiliteit
• Integriteit
• Klantgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Voortgangscontrole

TYPERING MEDEWERKER
Betrokkene is een teamspeler, stressbestendig, flexibel, zelfstandig en klantgericht. De functie vraagt van de medewerker een onbevangen en initiatiefrijke opstelling, maar ook een bereidheid en geschiktheid om zowel de minder aantrekkelijke als de uitdagende werkzaamheden voor zijn/haar rekening te nemen.

WERKOMGEVING
De Nederlandse ambassade in Rome vertegenwoordigt de belangen van Nederland in Italië, samen met de andere posten in het postennet Italië. De Nederlandse ambassade bij de Heilige Stoel is in hetzelfde gebouw gevestigd.
De ambassade heeft circa 35 medewerkers, waaronder medewerkers van de Ministeries van Defensie, Justitie (IND, Nationale Politie en Openbaar Ministerie) en Landbouw.
De functie Ondersteunend Medewerker ICZ is onderdeel van de afdeling Interne en Consulaire Zaken (ICZ ). Deze afdeling staat onder leiding van de Operationeel Manager, die deel uitmaakt van het managementteam van de post. De afdeling ICZ bestaat naast de Operationeel Manager uit 9 medewerkers.

OVERIGE INFORMATIE
Startdatum is zo spoedig mogelijk (in onderling overleg).
Salarisindicatie: EUR 2.304,-- bruto per maand.
In beginsel arbeidsovereenkomst voor 1 jaar.

De deadline voor sollicitaties is 12 mei om 10h00.
Sollicitaties, inclusief motivatiebrief en CV, per email aan Michiel de Haan (Operationeel Manager): rom-hr@minbuza.nl.

Voor vragen kan ook het bovenstaande emailadres worden gebruikt.