Projectmedewerker 'Olympische en Paralympische Winterspelen Milaan Cortina' (tijdelijk verband)

Het Nederlandse consulaat-generaal in Milaan heeft een tijdelijke vacature voor een fulltime projectmedewerker (40 uur per week) in het projectteam voor de Olympische en Paralympische Winterspelen 2026; startdatum 1 oktober 2025, einddatum 31 maart 2026. Ben je geïnteresseerd? Stuur dan uiterlijk 1 september je motivatiebrief en CV (Nederlands of Italiaans) aan MIL-CdP@minbuza.nl. Heb je vragen? Neem dan contact op met Vivian Dornseiffen, tel. (+39) 02 4855 8420.

Il Consolato Generale dei Paesi Bassi a Milano offre una posizione temporanea e a tempo pieno per un collaboratore a progetto (40 ore settimanali) che si inserisca nel team dei Giochi Olimpici e Paralimpici Invernali 2026; data di inizio 1° ottobre 2025, data di fine 31 marzo 2026. Sei interessato/a? Invia la tua lettera di motivazione e CV (in olandese o italiano) entro il 1° settembre a MIL-CdP@minbuza.nl. Per eventuali domande è possibile rivolgersi a Vivian Dornseiffen, tel. (+39) 02 4855 8420. Il testo completo in italiano qui sotto

Functieprofiel

Omschrijving taken:

• Het bijdragen aan projectplannen, helpen met de voorbereiding en uitvoering van bezoeken in aanloop naar en tijdens de Olympische en Paralympische Winterspelen 2026, waaronder inkomende delegaties.
• Onderhouden van contacten met relevante Italiaanse en Nederlandse organisaties, bedrijven en overheden.
• Je fungeert als intern contactpersoon  en je bent de schakel voor uiteenlopende externe contacten, waaronder lokale autoriteiten en organisaties.
• Verslaglegging, vertalen, uitwerken en opstellen van uiteenlopende documenten en correspondentie.
• Ontvangst en te woord staan van bezoekers.
• Coördineren van evenementen en uitvoering administratief beheer incl. gastenlijsten, uitnodigingen, catering afhandeling, facturen.

Omschrijving resultaatgebieden:

• Excellente dienstverlening aan de Nederlandse en Italiaanse stakeholders en delegaties betrokken bij het project.
• Bijdragen aan het onderhouden en versterken van de betrekkingen tussen Nederland en de lokale stakeholders en organisaties.
• Bijdragen aan het goed functioneren van het projectteam. Projecttaken zijn adequaat en tijdig afgehandeld en afgestemd.

• Processen zijn gevolgd en conform de geldende kaders, afspraken, procedures en protocollen uitgevoerd.

Kennis en ervaringsvelden:

• Vooropleiding op minimaal HBO-niveau
• Aantoonbare werkervaring bij een Italiaanse instelling en/of bedrijfsleven.
• Aantoonbare ervaring op het gebied van projectmanagement en het coördineren van events  (o.a. missies en bezoeken delegaties).
• Ervaring met het zelfstandig opbouwen van een relevant netwerk van relaties bij o.a. overheid, bedrijfsleven en/of instellingen bij voorkeur in Italië.
• Goede beheersing (in woord en geschrift) van de Nederlandse en de Italiaanse taal.

Competenties:

• Plannen en organiseren;
• Samenwerken;
• Klantgerichtheid;
• Netwerken;
• Integriteit;
• Flexibiliteit;
• Interculturele sensitiviteit.

Korte typering van de gezochte medewerker:

De geschikte kandidaat beschikt over relevante kennis en ervaring als projectmedewerker, een hands on mentaliteit is hierbij onmisbaar. Hij/zij moet een klantgerichte teamspeler zijn die, als lid van het projectteam van het postennet Italië voor de Olympische en Paralympische Winterspelen 2026, snel weet te schakelen en een goede antenne heeft voor protocol. Betrokkene moet in staat zijn zowel als lid van het team als ook zelfstandig te kunnen werken op uiteenlopende gebieden. Hij/zij beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en is in staat het netwerk van relaties met de Italiaanse overheden, instanties en het bedrijfsleven te onderhouden en verder te versterken. Affiniteit met sport is een pré. We verwachten dat iedere collega bijdraagt aan goede interne en externe samenwerking.

Wat bieden wij

Gevestigd in het dynamische Milaan biedt het consulaat-generaal een afwisselende werkplek met 10 collega’s. De hoofdmoot van het reguliere werk van het consulaat-generaal richt zich op economische diplomatie, cultuur/creatieve industrie en consulaire dienstverlening. We werken als one team nauw samen met onze collega’s van de ambassade in Rome.

Het projectteam voor de Olympische en Paralympische Winterspelen bestaat uit collega’s in Rome en Milaan. De dagelijkse aansturing vindt plaats door de projectcoördinator in Milaan, waar de vaste kern van het projectteam werkt.

De functie is ingeschaald op niveau 7 met een bruto salaris tussen de 3.268 en 4.902 euro/maand. Het salaris wordt bepaald op basis van het aantal jaren relevante werkervaring. Het gaat om een tijdelijke fulltime functie (40 uur per week) voor dit specifieke project. De startdatum is 1 oktober 2025 de functie eindigt op 31 maart 2026. Het kantoor van het consulaat-generaal in Milaan bevindt zich centraal in de stad en is goed bereikbaar met het openbaar vervoer. De werkzaamheden zullen van daaruit plaatsvinden.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie en is op zoek naar medewerkers met verschillende achtergronden en talenten. We moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren.

Profilo 

Descrizione delle mansioni:

• Contribuire alla pianificazione dei progetti, offrire supporto nella preparazione e svolgimento delle visite prima e durante i Giochi Olimpici e Paralimpici Invernali 2026, comprese le delegazioni in arrivo.
• Mantenere i contatti con le organizzazioni, le aziende e le autorità italiane e olandesi competenti.
• Fungere da referente interno e da collegamento per i vari contatti esterni, comprese le autorità e le organizzazioni locali.
• Redigere rapporti, tradurre, elaborare e redigere vari documenti e corrispondenza.
• Accogliere e assistere i visitatori.
• Coordinare gli eventi e svolgere attività di gestione amministrativa, tra cui liste degli ospiti, inviti, gestione del catering e fatturazione.

Descrizione dei risultati finali:

• Offrire assistenza eccellente agli stakeholder e alle delegazioni olandesi e italiane coinvolte nel progetto.
• Contribuire al mantenimento e al rafforzamento delle relazioni tra i Paesi Bassi e gli stakeholder e le organizzazioni locali.
• Contribuire al buon funzionamento del team di progetto. Svolgere e coordinare le mansioni del progetto in modo adeguato e tempestivo.
• Monitorare ed eseguire i processi in conformità con i quadri, gli accordi, le procedure e i protocolli applicabili.

Conoscenze ed esperienza:

• Formazione preliminare almeno a livello universitario.
• Esperienza lavorativa comprovata presso un'istituzione e/o azienda italiana.
• Esperienza comprovata nel campo della gestione di progetti e del coordinamento di eventi  (tra cui missioni e visite di delegazioni).
• Esperienza nella creazione autonoma di una rete di relazioni rilevanti presso, tra l'altro, enti pubblici, aziende e/o istituzioni, preferibilmente in Italia.
• Buona padronanza (scritta e parlata) della lingua olandese e italiana.

Competenze:

• Pianificazione e organizzazione;
• Collaborazione;
• Orientamento al cliente;
• Networking;
• Integrità;
• Flessibilità;
• Sensibilità interculturale.

Breve descrizione del candidato ricercato:

Il candidato ideale dispone di conoscenze ed esperienze rilevanti come collaboratore di progetto; è indispensabile quindi che possieda un approccio pratico. Deve essere un team player orientato al cliente e, in qualità di membro del team di progetto della rete diplomatica italiana per i Giochi Olimpici e Paralimpici Invernali 2026, avere ottima capacità di adattamento e buona sensibilità per il cerimoniale. Il candidato deve essere in grado di lavorare sia in team che autonomamente in diversi settori. Deve possedere eccellenti capacità comunicative ed essere in grado di mantenere e rafforzare la rete di relazioni con le autorità italiane, le istituzioni e il mondo imprenditoriale. L'affinità con lo sport costituisce un titolo preferenziale. Ci aspettiamo che ogni collega contribuisca a una buona collaborazione interna ed esterna.

Cosa offriamo

Situato nella dinamica Milano, il consolato generale offre un ambiente di lavoro variegato con 10 colleghi. La maggior parte del lavoro regolare del consolato generale si concentra sulla diplomazia economica, la cultura/industria creativa e i servizi consolari. Lavoriamo insieme come team in stretta collaborazione con i nostri colleghi dell'ambasciata a Roma.

Il team di progetto per i Giochi Olimpici e Paralimpici Invernali è composto da colleghi di Roma e Milano. La gestione quotidiana è affidata al coordinatore di progetto a Milano, dove lavora il nucleo fisso del team di progetto.

La posizione è fissata al livello 7 con uno stipendio lordo compreso tra 3.268 e 4.902 euro al mese. Lo stipendio è determinato in base al numero di anni di esperienza lavorativa pertinente. Si tratta di una posizione temporanea a tempo pieno (40 ore settimanali) per questo specifico progetto. La data di inizio è il 1° ottobre 2025 e la data di fine contratto il 31 marzo 2026. L'ufficio del Consolato Generale a Milano è situato in una posizione centrale della città ed è facilmente raggiungibile con i mezzi pubblici. Il lavoro sarà svolto da lì.

Il Ministero degli Affari Esteri attua una politica attiva di diversità e mira a un'organizzazione inclusiva, cercando collaboratori con background e talenti diversi. Incoraggiamo quindi tutti a candidarsi.

dew