De Nederlandse ambassade in Rome heeft een vacature voor een ondersteunend medewerker Algemene Zaken (38 uur per week).

De standplaats is Rome en de indiensttreding is per 15 juni 2026.

Ben je geïnteresseerd stuur dan je motivatiebrief en CV aan rom-hr@minbuza.nl vóór 6 mei 2026. Heb je vragen, neem dan contact op met Petra de Koster, operationeel manager via rom-hr@minbuza.nl .

FUNCTIEPROFIEL ONDERSTEUNEND MEDEWERKER ALGEMENE ZAKEN
De Ondersteunend Medewerker Algemene verricht alle voorkomende receptiewerkzaamheden. Zoals de afhandeling van inkomende telefoongesprekken en het ontvangen van bezoekers aan zowel de ambassade – als ook voor de ambassade bij de Heilige Stoel. De medewerker heeft hierbij een belangrijke rol t.a.v. beveiliging.
Daarnaast voert hij/zij zelfstandig diverse (financieel-) administratieve werkzaamheden uit voor beide ambassades.

De medewerker maakt deel uit van de afdeling Algemene en Consulaire Zaken. Hij/zij werkt nauw samen met afdelingen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag, het Consulaat Generaal in Milaan, de (13) Honoraire Consuls in Italië en de collega’s binnen de afdeling.

De medewerker is verantwoording schuldig aan de Operationeel Manager over de voortgang en kwaliteit van de dienstverlening betreffende de hieronder vermelde werkzaamheden.

De medewerker dient affiniteit te hebben met het gebruik van IT-middelen (software/hardware).

De medewerker draait incidenteel mee met de telefonische bereikbaarheidsdiensten buiten kantoortijd.

RESULTAATGEBIEDEN

1. Uitvoeren van alle voorkomende receptiewerkzaamheden
   Het op een professionele en vriendelijke wijze afhandelen van inkomende telefoongesprekken.

• Het op een voorkomende en representatieve wijze ontvangen van bezoekers en gasten.
• Het tijdig en correct afhandelen van inkomende en uitgaande post (waaronder koerierszendingen) en het bijhouden van digitale postbussen.

1. Toezicht houden op toegang ambassade, inclusief toegangscontrole

• Toezicht houden op het voorterrein en de straat voor de ambassade door middel van het camerasysteem.
• Bijdragen aan veilige entree van collega’s, bezoekers en gasten door correct en consequent gebruik van het intercom- en sluissysteem en de juiste procedures voor het geven van toegang tot de ambassade.

1. Nauwkeurig en efficiënt uitvoeren van een deel van de (financiële) administratie

• Zorgen voor de correcte en tijdige betaling van de bedrijfsvoeringfacturen van de ambassade (o.a. registratie van leveranciers, BTW-vrijstellingen, boekhouding volgens de werkwijze van het ministerie)
• Informatie is tijdig en adequaat verzameld, gecontroleerd, geregistreerd en verwerkt
• Beheer van de voorraad keukenbenodigdheden (koffie, thee etc.) en kantoorbehoeften.

1. Diverse AZ-taken, soms ook op ad hoc-basis

• Is bereid en flexibel om in voorkomende gevallen taken uit te voeren die noodzakelijk zijn voor de ambassade en die verschillen van de hier omschreven taken. Dit kan soms ook buiten de reguliere werktijden gevraagd worden.

COMPETENTIES

• Accuraat werken
• Flexibiliteit
• Integriteit
• Klantgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Voortgangscontrole

KENNIS- EN VAARDIGHEIDSVEREISTEN

• Werk- en denkniveau: MBO-niveau (of vergelijkbaar).
• Sociale en communicatieve vaardigheden vanwege het directe contact met een verscheidenheid aan collega’s, bezoekers en gasten.
• Goede uitdrukkingsvaardigheid in woord en schrift van zowel de Italiaanse als de Engelse taal alsmede basiskennis van het Nederlands.
• Informatie is tijdig en adequaat verzameld, gecontroleerd, geregistreerd en verwerkt.
• Cijfermatig inzicht.
• Vaardigheid in het werken met IT-middelen (software/hardware).
• Relevante ervaring in een soortgelijke dienstverlenende/administratieve functie is een pré.

TYPERING MEDEWERKER

Betrokkene is een teamspeler, stressbestendig, flexibel, zelfstandig en klantgericht. De medewerker kan meerdere ballen tegelijk in de lucht houden. De functie vraagt van de medewerker een onbevangen en initiatiefrijke opstelling, maar ook een bereidheid en geschiktheid om zowel de minder aantrekkelijke als de uitdagende werkzaamheden voor zijn/haar rekening te nemen.

WERKOMGEVING
De Nederlandse ambassade in Rome vertegenwoordigt de belangen van Nederland in Italië, samen met de andere posten in het postennet Italië. De Nederlandse ambassade bij de Heilige Stoel is in hetzelfde gebouw gevestigd.

De ambassade is gesitueerd aan de noordzijde van het centrum in Rome en is goed bereikbaar met het openbaar vervoer. De werkzaamheden zullen van daaruit plaatsvinden.

De ambassade heeft circa 35 medewerkers. De functie Ondersteunend Medewerker AZ is onderdeel van de afdeling Algemene en Consulaire Zaken. Deze afdeling bestaat uit 9 medewerkers onder leiding van de Operationeel Manager.

De functie is ingeschaald op niveau 5 met een bruto salaris tussen de 2.512,- en 3.767,- euro/maand. Het salaris wordt bepaald op basis van het aantal jaren relevante werkervaring. De aanstelling is in eerste instantie voor de duur van een jaar.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie en is op zoek naar medewerkers met verschillende achtergronden en talenten. We moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren.