Recepcionista - Espana
Receptionist / Ondersteunend medewerker Algemene Zaken
Salarisschaal 2.081 – 2.220 EUR bruto per maand
Aantal uren : 37,5 uur per week
Startdatum : zo snel mogelijk
Duur contract : vast dienstverband, na proefperiode van 2 maanden
FUNCTIEBESCHRIJVING
De Ambassade van het Koninkrijk der Nederlanden in Madrid is op zoek naar een enthousiaste collega ter ondersteuning van de afdeling Algemene Zaken. Als receptionist en ondersteunend medewerker bied je organisatorische, administratieve en logistieke assistentie. Je bent verantwoordelijk voor de telefoongesprekken bij de receptie, het screenen van gesprekken en het stellen van prioriteiten binnen de dagelijkse werkzaamheden. Tevens bied je ondersteuning aan de Consulaire en Algemene Zaken afdeling en behoud je het overzicht bij het uitvoeren van meerdere taken. Je legt verantwoording af aan de Operationeel Manager. Deze functie vraagt om flexibiliteit, nauwkeurigheid, zelfstandigheid en een goede planning. De perfecte kandidaat is representatief, resultaatgericht, stressbestendig en kan onder alle omstandigheden het werk zelfstandig goed organiseren. Een goede kennis van het Nederlands, Spaans en Engels is vereist. Daarnaast is een klantgerichte benadering van groot belang, aangezien de receptionist het eerste aanspreekpunt is voor onze bezoekers. Professionele, uitstekende communicatieve vaardigheden zijn daarom essentieel.
TAKEN
1.Receptionist /telefonist
• Bedienen van de centrale telefoon, inclusief de daaraan verbonden administratie en algemene receptiewerkzaamheden;
• Het verwelkomen van bezoekers en doorverwijzen van bezoekers naar de verantwoordelijke collega;
• Het snel, correct en klantvriendelijk beantwoorden van inkomende gesprekken, inclusief het doorverbinden, doorgeven van berichten en verstrekken van (basis)informatie;
• Het beheren van inventaris zoals o.a. kantoorbenodigdheden;
• Het coördineren van inkomende en uitgaande correspondentie, waaronder reisdocumenten;
• Fungeert als een eerste aanspreekpunt in het klantvriendelijk verwelkomen van gasten en bezoekers (zowel intern als extern);
• Beoordelen van de urgentie en het belang van bezoekers en telefoongesprekken en hiernaar handelen;
• Verantwoordelijk voor postverwerking, inclusief inkomende en uitgaande (diplomatie) koeriersdiensten en bijbehorende administratie.
2.Administratieve taken
• Waar nodig informatie verstrekken over en ondersteunen van de financiële administratie;
• Juiste administratie van nooddocumenten en deze doorsturen naar de juiste afdeling;
• Overzichtelijk maken en beheren van binnenkomende en uitgaande reisdocumenten;
• Het zorgvuldig administreren van inkomende en uitgaande facturen of mails en tijdig doorsturen en opvolgen naar de betreffende afdeling of persoon;
• Het beheren en coördineren van de ambassade-inventaris op het gebied van kantoorbenodigdheden (inclusief koffie en thee);
• Het uitvoeren van overig secretariële en administratieve werkzaamheden.
WIE ZOEKEN WIJ?
De ideale medewerker kan goed schakelen tussen de verschillende werkzaamheden en verliest de nauwkeurigheid niet uit het oog. De medewerker is in staat zelfstandig te werken en tegelijkertijd deel uit te maken van een goed functionerend team. Hij/zij is een persoon met een professionele uitstraling die de ambassade vertegenwoordigt met een glimlach op het gezicht en streeft naar klanttevredenheid zowel intern als extern. De medewerker heeft een groot gevoel voor nauwkeurigheid met een focus op kwaliteit, en toont tegelijkertijd flexibiliteit en verantwoordelijkheid om het werk goed voor elkaar te krijgen. Deadlines kunnen plotseling worden opgelegd, waardoor flexibiliteit en herprioritering van de werklast en taken nodig kunnen zijn. Discretie en integer handelen zijn een vereiste, er mag absoluut geen twijfel bestaan over iemands integriteit.
De persoon die we zoeken heeft:
• Professionele, klantvriendelijke benadering en goede samenwerking in de omgang met alle contacten;
• Vaardig in Windows-gestuurde MS Office-programma's zoals Word, Excel en Outlook;
• Sterke plannings- en timemanagementvaardigheden met een zeer goed oog voor detail;
• Flexibele teamspeler die efficiënt en zelfstandig werkt;
• Middelbaar beroepsonderwijs (MBO);
• 1 tot 3 jaar soortgelijke werkervaring;
• Goede kennis van de Nederlandse, Spaanse en Engelse taal zowel mondeling als schriftelijk;
• Ervaring met het bedienen van een telefooncentrale is een pré.
• Integriteit en professionaliteit.
Competenties
• Overzicht kunnen behouden
• Stressbestendig
• Accuratesse
• Klantgericht
• Teamplayer
• Plannen en organiseren
• Flexibiliteit
• Goede communicatieve vaardigheden
Diversiteit en inclusiviteit
De ambassade heeft een actief diversiteitsbeleid en wil een inclusieve organisatie zijn. Dit doen we door de verschillen van mensen optimaal te benutten en door een werkcultuur te creëren waarin iedereen zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt. Bij de samenstelling van teams en bij de werving van nieuwe medewerkers streven we naar diversiteit in onder andere leeftijd, sekse(identiteit), cultuur, religie, achtergrond, geaardheid, (arbeids)handicap, kennis en competenties.
WAT WE BIEDEN
De ambassade van het Koninkrijk der Nederlanden in Spanje biedt een fulltime arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Dit is een lokale functie met bijbehorend salaris en voorwaarden. Op de arbeidsvoorwaarden zijn de Spaanse wet- en regelgeving en de regelgeving van het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken van toepassing, zoals vastgelegd in de Rechtspositieregeling Lokale Werknemers 2020, vastgesteld door de Minister van Buitenlandse Zaken alsmede de Postuitwerking Spanje 2020.
OVER DE AMBASSADE
De ambassade in Madrid behartigt de Nederlandse belangen in Spanje en maakt deel uit van het netwerk van diplomatieke posten wereldwijd van het ministerie van Buitenlandse Zaken. We werken op een breed scala aan beleidsterreinen en operationele gebieden. Van politiek tot sociale zaken, van veiligheid tot economie en handel, van landbouw tot consulaire zaken en van cultuur tot migratie. Om ons werk te kunnen doen, hebben we een breed netwerk onder de centrale en lokale overheden, politici, de private sector, het maatschappelijk middenveld, journalisten, de academische wereld, culturele instellingen en de Nederlandse gemeenschap in Spanje.
De ambassade is gevestigd in een van de Cuatro Torres in het noorden van Madrid, dat een ruime en lichte kantoorruimte biedt. We hebben momenteel ruim 60 medewerkers, inclusief stagiaires en stagiairs. We hebben ongeveer 15 diplomatieke medewerkers, die ofwel werken voor het ministerie van Buitenlandse Zaken of voor andere ministeries of overheidsorganisaties. Het grootste deel van het team bestaat uit lokaal geworven medewerkers. Buiten Madrid is er ook een Netherlands Business Support Office met medewerkers in Barcelona en Valencia, en we hebben een netwerk van 9 Honorair Consuls in verschillende gebieden in Spanje met sterke banden met Nederland om consulaire of economische redenen.
Onze waarden
Wij bieden een omgeving waar resultaten, teamgeest, pro-activiteit, initiatieven en ideeën om ons werk te verbeteren worden gewaardeerd. Onze medewerkers genieten de vrijheid om hun werk te organiseren, uitgaande van een op vertrouwen gebaseerd model waarbij alle medewerkers verantwoordelijkheid en eigenaarschap nemen voor hun taken. We helpen en ondersteunen elkaar en leren van elkaar.
HEEFT U BELANGSTELLING?
Geïnteresseerde kandidaten worden vriendelijk verzocht hun motivatiebrief (in het Nederlands of Spaans) en curriculum vitae te sturen naar mad-hr@minbuza.nl, ter attentie van Filiz Deveci.
De sollicitatiegesprekken vinden in persoon plaats. De selectieprocedure bestaat uit verschillende rondes en individuele taakopdrachten kunnen hiervan onderdeel uitmaken.
Uiterste datum voor indiening van sollicitaties: 5 september 2025. Sollicitaties die worden ontvangen na de uiterste datum, worden niet in behandeling genomen.
*Alle kandidaten moeten een DNI- of NIE-nummer hebben, evenals een nummer van de Spaanse Sociaal Seguridad.
Aantal uren : 37,5 uur per week
Startdatum : zo snel mogelijk
Duur contract : vast dienstverband, na proefperiode van 2 maanden
FUNCTIEBESCHRIJVING
De Ambassade van het Koninkrijk der Nederlanden in Madrid is op zoek naar een enthousiaste collega ter ondersteuning van de afdeling Algemene Zaken. Als receptionist en ondersteunend medewerker bied je organisatorische, administratieve en logistieke assistentie. Je bent verantwoordelijk voor de telefoongesprekken bij de receptie, het screenen van gesprekken en het stellen van prioriteiten binnen de dagelijkse werkzaamheden. Tevens bied je ondersteuning aan de Consulaire en Algemene Zaken afdeling en behoud je het overzicht bij het uitvoeren van meerdere taken. Je legt verantwoording af aan de Operationeel Manager. Deze functie vraagt om flexibiliteit, nauwkeurigheid, zelfstandigheid en een goede planning. De perfecte kandidaat is representatief, resultaatgericht, stressbestendig en kan onder alle omstandigheden het werk zelfstandig goed organiseren. Een goede kennis van het Nederlands, Spaans en Engels is vereist. Daarnaast is een klantgerichte benadering van groot belang, aangezien de receptionist het eerste aanspreekpunt is voor onze bezoekers. Professionele, uitstekende communicatieve vaardigheden zijn daarom essentieel.
TAKEN
1.Receptionist /telefonist
• Bedienen van de centrale telefoon, inclusief de daaraan verbonden administratie en algemene receptiewerkzaamheden;
• Het verwelkomen van bezoekers en doorverwijzen van bezoekers naar de verantwoordelijke collega;
• Het snel, correct en klantvriendelijk beantwoorden van inkomende gesprekken, inclusief het doorverbinden, doorgeven van berichten en verstrekken van (basis)informatie;
• Het beheren van inventaris zoals o.a. kantoorbenodigdheden;
• Het coördineren van inkomende en uitgaande correspondentie, waaronder reisdocumenten;
• Fungeert als een eerste aanspreekpunt in het klantvriendelijk verwelkomen van gasten en bezoekers (zowel intern als extern);
• Beoordelen van de urgentie en het belang van bezoekers en telefoongesprekken en hiernaar handelen;
• Verantwoordelijk voor postverwerking, inclusief inkomende en uitgaande (diplomatie) koeriersdiensten en bijbehorende administratie.
2.Administratieve taken
• Waar nodig informatie verstrekken over en ondersteunen van de financiële administratie;
• Juiste administratie van nooddocumenten en deze doorsturen naar de juiste afdeling;
• Overzichtelijk maken en beheren van binnenkomende en uitgaande reisdocumenten;
• Het zorgvuldig administreren van inkomende en uitgaande facturen of mails en tijdig doorsturen en opvolgen naar de betreffende afdeling of persoon;
• Het beheren en coördineren van de ambassade-inventaris op het gebied van kantoorbenodigdheden (inclusief koffie en thee);
• Het uitvoeren van overig secretariële en administratieve werkzaamheden.
WIE ZOEKEN WIJ?
De ideale medewerker kan goed schakelen tussen de verschillende werkzaamheden en verliest de nauwkeurigheid niet uit het oog. De medewerker is in staat zelfstandig te werken en tegelijkertijd deel uit te maken van een goed functionerend team. Hij/zij is een persoon met een professionele uitstraling die de ambassade vertegenwoordigt met een glimlach op het gezicht en streeft naar klanttevredenheid zowel intern als extern. De medewerker heeft een groot gevoel voor nauwkeurigheid met een focus op kwaliteit, en toont tegelijkertijd flexibiliteit en verantwoordelijkheid om het werk goed voor elkaar te krijgen. Deadlines kunnen plotseling worden opgelegd, waardoor flexibiliteit en herprioritering van de werklast en taken nodig kunnen zijn. Discretie en integer handelen zijn een vereiste, er mag absoluut geen twijfel bestaan over iemands integriteit.
De persoon die we zoeken heeft:
• Professionele, klantvriendelijke benadering en goede samenwerking in de omgang met alle contacten;
• Vaardig in Windows-gestuurde MS Office-programma's zoals Word, Excel en Outlook;
• Sterke plannings- en timemanagementvaardigheden met een zeer goed oog voor detail;
• Flexibele teamspeler die efficiënt en zelfstandig werkt;
• Middelbaar beroepsonderwijs (MBO);
• 1 tot 3 jaar soortgelijke werkervaring;
• Goede kennis van de Nederlandse, Spaanse en Engelse taal zowel mondeling als schriftelijk;
• Ervaring met het bedienen van een telefooncentrale is een pré.
• Integriteit en professionaliteit.
Competenties
• Overzicht kunnen behouden
• Stressbestendig
• Accuratesse
• Klantgericht
• Teamplayer
• Plannen en organiseren
• Flexibiliteit
• Goede communicatieve vaardigheden
Diversiteit en inclusiviteit
De ambassade heeft een actief diversiteitsbeleid en wil een inclusieve organisatie zijn. Dit doen we door de verschillen van mensen optimaal te benutten en door een werkcultuur te creëren waarin iedereen zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt. Bij de samenstelling van teams en bij de werving van nieuwe medewerkers streven we naar diversiteit in onder andere leeftijd, sekse(identiteit), cultuur, religie, achtergrond, geaardheid, (arbeids)handicap, kennis en competenties.
WAT WE BIEDEN
De ambassade van het Koninkrijk der Nederlanden in Spanje biedt een fulltime arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Dit is een lokale functie met bijbehorend salaris en voorwaarden. Op de arbeidsvoorwaarden zijn de Spaanse wet- en regelgeving en de regelgeving van het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken van toepassing, zoals vastgelegd in de Rechtspositieregeling Lokale Werknemers 2020, vastgesteld door de Minister van Buitenlandse Zaken alsmede de Postuitwerking Spanje 2020.
OVER DE AMBASSADE
De ambassade in Madrid behartigt de Nederlandse belangen in Spanje en maakt deel uit van het netwerk van diplomatieke posten wereldwijd van het ministerie van Buitenlandse Zaken. We werken op een breed scala aan beleidsterreinen en operationele gebieden. Van politiek tot sociale zaken, van veiligheid tot economie en handel, van landbouw tot consulaire zaken en van cultuur tot migratie. Om ons werk te kunnen doen, hebben we een breed netwerk onder de centrale en lokale overheden, politici, de private sector, het maatschappelijk middenveld, journalisten, de academische wereld, culturele instellingen en de Nederlandse gemeenschap in Spanje.
De ambassade is gevestigd in een van de Cuatro Torres in het noorden van Madrid, dat een ruime en lichte kantoorruimte biedt. We hebben momenteel ruim 60 medewerkers, inclusief stagiaires en stagiairs. We hebben ongeveer 15 diplomatieke medewerkers, die ofwel werken voor het ministerie van Buitenlandse Zaken of voor andere ministeries of overheidsorganisaties. Het grootste deel van het team bestaat uit lokaal geworven medewerkers. Buiten Madrid is er ook een Netherlands Business Support Office met medewerkers in Barcelona en Valencia, en we hebben een netwerk van 9 Honorair Consuls in verschillende gebieden in Spanje met sterke banden met Nederland om consulaire of economische redenen.
Onze waarden
Wij bieden een omgeving waar resultaten, teamgeest, pro-activiteit, initiatieven en ideeën om ons werk te verbeteren worden gewaardeerd. Onze medewerkers genieten de vrijheid om hun werk te organiseren, uitgaande van een op vertrouwen gebaseerd model waarbij alle medewerkers verantwoordelijkheid en eigenaarschap nemen voor hun taken. We helpen en ondersteunen elkaar en leren van elkaar.
HEEFT U BELANGSTELLING?
Geïnteresseerde kandidaten worden vriendelijk verzocht hun motivatiebrief (in het Nederlands of Spaans) en curriculum vitae te sturen naar mad-hr@minbuza.nl, ter attentie van Filiz Deveci.
De sollicitatiegesprekken vinden in persoon plaats. De selectieprocedure bestaat uit verschillende rondes en individuele taakopdrachten kunnen hiervan onderdeel uitmaken.
Uiterste datum voor indiening van sollicitaties: 5 september 2025. Sollicitaties die worden ontvangen na de uiterste datum, worden niet in behandeling genomen.
*Alle kandidaten moeten een DNI- of NIE-nummer hebben, evenals een nummer van de Spaanse Sociaal Seguridad.