Taken en resultaatgebieden

• Als managementondersteuner ben je een ankerpunt binnen het ambassadeteam. Je ondersteunt het economische cluster en de attachés van de ministeries van IenW, Defensie en OCW bij hun werkzaamheden.
• Je bent verantwoordelijk voor telefoon- en agendabeheer en het beheren van de afdelingsmailboxen, inclusief de daaruit voortvloeiende werkzaamheden, zoals het doorsturen van brieven, uitnodigingen en documenten van de Belgische en Nederlandse overheden aan de diverse belanghebbenden.
• Je voert zelfstandig administratieve taken uit, doet relatiemanagement volgens de geldende privacyrichtlijnen (AVG) en budgetbeheer, notuleert vergaderingen en maakt de economische nieuwsbrief op.
• Je organiseert fysieke en digitale bijeenkomsten (vergaderingen, lunches, diners) en ondersteunt bij de organisatie van evenementen zoals handelsdagen en -missies.
• Daarnaast heb je een directe vervangingsrelatie met de managementondersteuner van de ambassadeur en met de managementondersteuner van de plaatsvervangend Chef de Poste en het cluster politiek, pers en cultuur.
• Samen met de managementondersteuner van de plaatsvervangend Chef de Poste (plvCdP) actualiseer je de website van de ambassade, volgens het vaste format van het ministerie in Den Haag.

Typering gezochte medewerker

We zoeken een representatieve collega met een klantgerichte instelling die van aanpakken houdt en plezier haalt uit het op rolletjes laten lopen van het secretariaat. Jij beschikt over goede communicatievaardigheden, bent zorgvuldig/accuraat en kunt vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie. Daarnaast ben je collegiale teamspeler, die nauw samenwerkt met de andere twee managementondersteuners van de ambassade en bekend is met de Belgische context en omgangsvormen. Je stelt je flexibel op als achtervang voor andere collega’s en bij evenementen die buiten kantooruren plaatsvinden. Je hebt ervaring en affiniteit met digitale (vergader)tools en haalt er voldoening uit om andere collega’s daarbij te ondersteunen.

Werkomgeving

De buurlandrelatie Nederland – België is intensief en strekt zich uit over vrijwel alle beleidsterreinen: politiek, economisch, cultureel en consulair. Zo is België de tweede handelspartner van Nederland (volume is groter dan dat met de VS, Brazilië en India bij elkaar) en er wonen meer dan 160.000 Nederlanders in België. Ook de samenwerking in het kader van de EU en de Benelux is intensiever dan ooit. De ambassade ontvangt veel bezoekers, waaronder Nederlandse en Belgische bewindspersonen, ambtenaren, zakenlieden en kunstenaars. Ook worden er veel evenementen georganiseerd die bijdragen aan de samenwerking tussen Nederland en België.

De ambassade van Nederland in Brussel is een middelgrote post die, gezien de vele grensoverschrijdende samenwerkingsvormen met buurland België, intensief contact onderhoudt met vrijwel alle ministeries, provincies en grote steden in Nederland en België.

De postleiding bestaat uit de ambassadeur (CdP), plvCdP en het hoofd Centrale Diensten Brussel (tevens OM). Voorts heeft de ambassade een cluster Politiek, Pers en Cultuur (PPC, 3 politieke en 2 culturele medewerkers), een Economische Afdeling (3 personen), een landbouwafdeling (2 personen), een consulair medewerker, en een secretariaat (3 personen). Tevens werken we nauw samen met de attachés van de ministeries van JenV, Defensie, LNV, IenW en OCW, en een politieattaché met een assistent op de ambassade.

Samen met de PVEU is de ambassade gehuisvest nabij de EU-instellingen in Brussel. Eind 2024 verhuisden we samen naar een gloednieuw pand dat de hoogste duurzaamheidsstandaarden kent. Daarnaast is er een Consulaat-Generaal gehuisvest in Antwerpen. De ambassade wordt samen met de andere posten in Brussel ondersteund door Centrale Diensten Brussel.

Functiewaardering

Deze voltijdse functie (37.5 uur) is ingedeeld in functiegroep 6 bij de rechtspositieregeling voor lokaal in dienst genomen werknemers. In eerste instantie wordt een contract voor zes maanden aangeboden, dat bij goed functioneren zal worden verlengd.
Meer informatie en reactietermijn
U kunt uw belangstelling voor deze functie kenbaar maken door uiterlijk 10 april 2026 een sollicitatiebrief en een CV te richten aan dhr. Max Valstar via e-mail.