Managementondersteuner – Ambassade Wenen

Standplaats:     Wenen (Oostenrijk)
Uren:                    37,5 uur per week
Startdatum:      15 juni 2026
Functie:               Sr. Secretarieel administratief medewerker / management-ondersteuner
Niveau:                MBO/HBO, schaal 6
Contract:             De vacature is voor onbepaalde tijd met een proeftijd van 2 maanden
Salaris:                 Minimum brutosalaris van EUR 3.907 en maximaal EUR 5.861 afhankelijk van opleiding en werkervaring + een 13e en 14e maand.

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van schakelen, regelen en ontzorgen? Een creatieve teamspeler die graag initiatief neemt en graag schrijft voor sociale media? En lijkt het je wat om dat te doen op de Nederlandse ambassade in Wenen, in een politiek-bestuurlijke omgeving met internationale contacten? Dan is deze functie iets voor jou.

Jouw rol

Als managementondersteuner ben jij de rechterhand van de ambassadeur (CdP), de plaatsvervangend ambassadeur en de medewerkers van het bilaterale ambassadeteam. Je houdt overzicht, bewaakt de voortgang en zorgt dat afspraken, informatie en mensen op het juiste moment bij elkaar komen.

Je:
•    beheert de agenda’s en postbus(sen) en maakt scherpe keuzes in wat wanneer aandacht nodig heeft;
•    bent het eerste aanspreekpunt voor externe relaties en collega’s, zowel telefonisch als per mail;
•    zorgt dat vragen en verzoeken bij de juiste persoon terechtkomen en opgevolgd worden;
•    bewaakt deadlines en rappelleert waar nodig;
•    gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke en persoonlijke informatie.
•    Je vervult een spilfunctie bij afspraken, ontvangsten, representatieve activiteiten en interne en externe bijeenkomsten. Je werkt nauw samen met  de collega-managementondersteuner bij de PVVN en met de afdeling Algemene Zaken. Bij afwezigheid nemen jullie elkaars taken collegiaal over.
•    Je speelt een actieve rol in gezamenlijke activiteiten van de brede ambassade.
•    Je hebt een goede actieve en een uitstekende passieve beheersing van de Duitse taal. Niveau B2/C1.

Wat je concreet doet

•    Secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning van het bilaterale team.
•    Agendabeheer, post- en mailboxbeheer, correspondentie en telefoonverkeer.
•    Coördineren van (soms complexe) informatiestromen en zorgen dat informatie volledig, tijdig en bruikbaar is.
•    Dossiervorming en archivering: je legt dossiers logisch aan en houdt ze bij.
•    Voorbereiden, uitwerken en (laten) vertalen van stukken; notuleren en verslaglegging van overleggen.
•    Ondersteunen bij de organisatie van bezoeken, vergaderingen en representatieve activiteiten, onder meer op de Nederlandse residentie.
•    Initiëren en begeleiden sociale media berichtgeving van de bilaterale ambassade.
•    In je werk maak je voortdurend een inschatting van belang en urgentie, leg je verbanden en denk je vooruit over de gevolgen van keuzes en afspraken.

De werkomgeving

De Nederlandse post in Wenen bestaat uit drie onderdelen:
•    de bilaterale ambassade (Nederland – Oostenrijk),
•    de Permanente Vertegenwoordiging bij de VN (PVVN),
•    de Permanente Vertegenwoordiging bij de OVSE (PV OVSE).
Jij werkt primair voor de bilaterale ambassade. De bezetting daar bestaat uit de CdP (die ook PVVN is), een plaatsvervangend ambassadeur, drie beleidsmedewerkers, en jij als managementondersteuner. Daarnaast zijn er enkele militaire attachés aan de post verbonden.
De lijnen zijn kort, de sfeer is collegiaal en je werkt in een omgeving waar politieke, diplomatieke, economische, culturele en maatschappelijke ontwikkelingen elkaar snel opvolgen. Dat vraagt om discretie, organisatiesensitiviteit en flexibiliteit.

Wie jij bent

Je herkent jezelf in het volgende profiel:
•    Je bent klant- en servicegericht en communiceert helder en professioneel.
•    Je kunt uitstekend plannen en organiseren, ook als er veel tegelijk speelt.
•    Je schakelt makkelijk tussen verschillende onderwerpen en prioriteiten.
•    Je bent organisatiesensitief en begrijpt bestuurlijke en politieke verhoudingen.
•    Je bent representatief, zorgvuldig en integer, ook bij vertrouwelijke informatie.
•    Je werkt graag samen en springt bij waar nodig.
•    Je blijft jezelf ontwikkelen, ook op digitaal en inhoudelijk vlak.

Wat je meebrengt

•    MBO/HBO werk- en denkniveau.
•    Minimaal 3 jaar relevante ervaring in een vergelijkbare functie.
•    Uitstekende beheersing van het Duits, Nederlands en Engels, in woord en geschrift.
•    Ervaring met moderne kantoor- en informatiesystemen en met digitale dossiervorming.
•    Kennis van of affiniteit met werken in een bestuurlijke/overheids- of internationale context is een pre.

Diversiteit en inclusie

Het ministerie van Buitenlandse Zaken wil een inclusieve organisatie zijn, waar verschillen tussen mensen worden gewaardeerd en benut. We streven naar teams met diversiteit in leeftijd, geslacht, culturele achtergrond, geaardheid, functiebeperking, kennis en competenties. Iedereen moet zichzelf kunnen zijn en zich veilig en gewaardeerd voelen. Ook op de ambassade in Wenen zetten we hier actief op in.

Deadline voor reacties:

Vrijdag 27 maart
Stuur je sollicitatiebrief met cv naar WEN-HR@minbuza.nl

Meer weten?

Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met:
Marjan Herscheit, Operationeel Manager
Marian.herscheit@minbuza.nl, Tel: +43 664 6213988