Functiebenaming Assistent Politieliaison

Post: Tirana

Functieniveau: Schaal 7

Aantal uren: 40

__________________________________________________________________________

SPECIFIEKE FUNCTIE-INFORMATIE

De politiepost in Tirana is de link tussen de Nederlandse politie en justitie en Albanië en Kosovo. Als assistent van de politiepost in Albanië draag je bij aan de bestrijding van internationale criminaliteit. Dit geschiedt door te bemiddelen bij rechtshulpverzoeken, snelle en betrouwbare uitwisseling van operationele (gevoelige) informatie, het ontwikkelen en onderhouden van het netwerk en het verstrekken van trends en analyses. Administratieve taken en evt. tolk- en vertaalwerkzaamheden behoren tot de werkzaamheden en bij afwezigheid van de politieattaché, voor zover mogelijk, het waarnemen van de postwerkzaamheden.

De politiepost bestaat uit een politieattaché die namens de Nederlandse politie geaccrediteerd is voor bovengenoemde landen. Je werkt onder leiding van de politieattaché maar valt onder het lokaal aangenomen personeel van de ambassade.

__________________________________________________________________________

B.1.1   RESULTAATGEBIEDEN

Externe partijen zijn adequaat en correct te woord gestaan en vragen en verzoeken zijn doorgezet/afgehandeld

Er is een juiste inschatting gemaakt van belang en urgentie

Voortgang en afhandeling is bewaakt en er is tijdig gerappelleerd

Informatie is adequaat versterkt

Secretarieel (administratief) beheer is op orde conform afspraken en richtlijnen

Administratieve, logistieke en organisatorische processen en procedures zijn nauwgezet gevolgd

Verslaglegging is adequaat verzorgd

Werkdossiers zijn aangelegd en bijhouden

Agendabeheer en postbusbeheer is op orde conform wensen leidinggevende

Verbanden tussen verzoeken/vragen zijn gelegd en belangen/consequenties zijn goed ingeschat

De intern-externe spilfunctie is adequaat ingevuld

De werkdossiers zijn adequaat gecontroleerd op bruikbaarheid, tijdigheid en volledigheid.

__________________________________________________________________________

B.1.2   TAKEN

Vastleggen en bewerken van recherche-inlichtingen en rechtshulpverzoeken in het politiesystemen

Overzicht van lopende zaken verzorgen, het bewaken van de voortgang, het signaleren en rappelleren bij afhandeling van zaken en de politieattaché hier proactief bij betrekken

Onder aansturing van de politieattaché fungeren als schakel/contactpersoon naar de interne organisatie en externe omgeving

Inschatting van belang en urgentie, leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen

Verzorgen van het gezamenlijke agendabeheer, bijhouden, vastleggen en bewaken van afspraken en het leggen en onderhouden van contacten met relevante politie- en justitiefunctionarissen in Nederland en het werkgebied

Organisatie van inkomende delegaties, vergaderingen, recepties, werklunches en -diners

Opstellen van beleidsnotities en input aanleveren voor strategiedocumenten over het vakgebied in afstemming met de politieliaisons

Bijwonen van afspraken en evenementen en vertegenwoordigen van de Nederlandse politie bij afwezigheid van de politieliaisons

Ondersteunen, meedenken en organiseren van trainingen voor de lokale politiediensten, als de werkdruk dit toelaat.

__________________________________________________________________________

B. 1.3 KENNIS- EN VAARDIGHEIDSVEREISTEN

Je bent dienstverlenend, proactief, accuraat en goed in staat werkzaamheden zelfstandig te plannen en kan op meerdere borden tegelijk schaken. Je hebt integriteit hoog in het vaandel staan, bent organisatie- en intercultureel sensitief en effectief in de communicatie met collega’s en derden. Je bent positief ingesteld en draagt actief bij aan een ‘can do’ werksfeer.

Kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften

Kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken

Vaardigheid in het ontvangen en correct te woord staan van derden en medewerkers

Vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het genereren van (management)informatie

Vaardigheid in het secretarieel-administratief beheer, in coördineren van informatiestromen en -processen (en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.)

Vaardigheid in het fungeren als schakel tussen leiding en derden (intern politie, ambassade en extern  buitenlandse relaties)

(Enig) inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen

In staat om binnen korte tijd specifieke kennis van justitiële systemen, relevante wetgeving en de lokale context eigen te maken

Goede beheersing van de Windows gestuurde MS-office programma’s zoals Word, Excel en Outlook.

Kennis van wet- en regelgeving en politieprocedures is een pré

Ervaring met werken in een internationale context is een pré

Zeer goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in de Albanese, Nederlandse en Engelse taal.

__________________________________________________________________________

B.2 COMPETENTIES