De Nederlandse ambassade in Luxemburg is op zoek naar een parttime managementondersteuner. We zoeken een enthousiaste, flexibele en proactieve collega voor organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden. 

De Nederlandse Ambassade in Luxemburg heeft een vacature voor een Managementondersteuner voor 28 uur per week (parttime), voor bepaalde tijd met uitzicht op vast dienstverband.

Werkomgeving
De Nederlandse ambassade in Luxemburg is een kleine bilaterale post met intensief contact met zowel de Nederlandse ministeries als met de Luxemburgse overheidsinstellingen, diplomatieke vertegenwoordigingen en culturele en economische en maatschappelijke organisaties. Door de bescheiden omvang van het lokale overheidsapparaat alsook diplomatieke vertegenwoordigingen en EU-instellingen kan men snel een adequaat netwerk opbouwen. De ambassade is gehuisvest in een monumentaal pand omgeven door groen, dat in 2024 geheel nieuw is ingericht. Naast de ambassadeur werken er een plaatsvervangend ambassadeur, vier lokale medewerkers en afwisselend een trainee of een stagiair(e). De ambassade richt zich op de bilaterale betrekkingen tussen Nederland en Luxemburg, de Luxemburgse positie binnen de EU en de Benelux en volgt de ontwikkelingen bij de EU-instellingen in Luxemburg. De ambassade houdt zich tevens bezig met economische en consulaire zaken en biedt ondersteuning bij de EU-ministerraden die drie keer per jaar plaatsvinden in Luxemburg.

Taken
De Managementondersteuner verricht organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van het management en/of medewerkers van de Nederlandse Ambassade te Luxemburg.

Je bent de spil in het team, je houdt overzicht over de agenda’s van de ambassadeur en de plaatsvervangend ambassadeur en ondersteunt de medewerkers van de ambassade bij de dagelijkse gang van zaken. Je bent vraagbaak en eerste aanspreekpunt van de ambassade en geeft informatie aan interne en externe medewerkers en contacten. Je legt verbanden en schat belangen in. Je weegt consequenties en zorgt dat processen en procedures goed zijn afgestemd.

Daarnaast vervul je een aantal generieke taken, zoals het organiseren van inkomende bezoeken en logistieke ondersteuning voor evenementen en EU-ministerraden. 

De taken zijn als volgt:

•    Algemene secretariële werkzaamheden t.b.v. van de ambassade (agendabeheer, telefoongesprekken aannemen/voeren, Nederlandse, Engelse, Duitse, Franse en Luxemburgse correspondentie opstellen, archiveren, beheer dienstpostbus, e.d.).
•    Voorbereiden vergaderingen, logistiek regelen bij bezoeken, (helpen bij) organiseren evenementen;
•    Inplannen en beheren van afspraken voor medewerkers;
•    Logistieke ondersteuning voor (inter-)nationale delegaties die Luxemburg bezoeken;
•    Beheer van e-mails;
•    Organiseren en verzorgen recepties, lunches en bezoeken CdP en plv. CdP;
•    Adequate administratieve ondersteuning voorbereiding dienstreizen en VAR-activiteiten;
•    Ondersteuning bij de EU-ministerraden die drie keer per jaar plaatsvinden in Luxemburg. 

Omschrijving resultaatgebieden:

•    secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten; 
•    afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken; 
•    fungeren als vraagbaak c.q. front-office; 
•    inschatting belang en urgentie, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
•    informatieverstrekking van algemene en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen; 
•    verslaglegging en notulen verzorgd; 
•    uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing;
•    administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard; 
•    ontvangen en te woord staan bezoekers. 

Profiel:

Je kunt uitstekend overweg met Outlook en Microsoft Office (w.o. Excel) en je bent goed in plannen en organiseren. Je kunt goed zelfstandig werken en je bent tegelijkertijd een teamspeler. Je bent flexibel en je hebt geen bezwaar tegen het ad hoc vervangen van collega's van de ambassade. Je bent integer, vriendelijk en klant- en resultaatgericht.

De volgende competenties zijn relevant:

•    Flexibiliteit
•    Integriteit
•    Klantgerichtheid
•    Organisatiesensitiviteit
•    Plannen en organiseren
•    Samenwerken
•    Stressbestendigheid
•    Voortgangscontrole

Kennis- en vaardigheidsvereisten

•    Diploma van (directie)secretaresseopleiding. 
•    Ervaring als managementondersteuner (meer dan 5 jaar), bij voorkeur in een internationale organisatie en/of bij de overheid.
•    Kennis van management-ondersteunende werkwijzen en methodieken.
•    Beheersing van Windows-gestuurde MS Office programma’s Excel, Word en Outlook.
•    Goede digitale vaardigheden, waaronder beheersing van de Windows gestuurde MS-office programma’s zoals Word, Excel en Outlook, alsook van verschillende digitale vergadermogelijkheden als MyRoom, MS Teams, Webex en Zoom en van CRM, dat wordt gebruikt voor het beheer van de contactendatabase.
•    Je hebt bij voorkeur Nederlands als moedertaal en goede kennis van het Engels, Frans en Duits. Kennis van de Luxemburgse taal strekt tot aanbeveling.

Werkniveau en salaris MBO werk- en denkniveau Functieniveau: schaal 6
Aantal uren: 28

Interesse?
Geïnteresseerden kunnen uiterlijk t/m 31 oktober een CV en een motivatiebrief sturen naar lux-cdp@minbuza.nl