Vacature: Consulair Medewerker Nederlandse ambassade in Luxemburg

De Nederlandse ambassade in Luxemburg heeft een vacature voor een Consulair Medewerker voor 37,5 uur per week (fulltime), voor bepaalde tijd met uitzicht op vast dienstverband.

De Nederlandse ambassade in Luxemburg is op zoek naar een Consulair Medewerker. Heb jij plezier in het werken met mensen en kun je professioneel en empathisch omgaan met aanvragen en verzoeken om hulp of ondersteuning? Kun je informatie daarover ook zorgvuldig behandelen? Dan is werken bij de consulaire afdeling van de Nederlandse ambassade in Luxemburg iets voor jou!

Werkomgeving

De Nederlandse ambassade in Luxemburg is een kleine bilaterale post met intensief contact met zowel de Nederlandse ministeries als met de Luxemburgse overheidsinstellingen, diplomatieke vertegenwoordigingen en culturele en economische en maatschappelijke organisaties. Door de bescheiden omvang van het lokale overheidsapparaat alsook diplomatieke vertegenwoordigingen en EU-instellingen kan men snel een adequaat netwerk opbouwen. De ambassade is gehuisvest in een monumentaal pand omgeven door groen, dat in 2024 geheel nieuw is ingericht. Naast de ambassadeur werken er een plaatsvervangend ambassadeur, vier lokale medewerkers en afwisselend een trainee of een stagiair(e). De ambassade richt zich op de bilaterale betrekkingen tussen Nederland en Luxemburg, de Luxemburgse positie binnen de EU en de Benelux en volgt de ontwikkelingen bij de EU-instellingen in Luxemburg. De ambassade houdt zich tevens bezig met economische en consulaire zaken en biedt ondersteuning bij de EU-ministerraden die drie keer per jaar plaatsvinden in Luxemburg.

Taken

De Consulair Medewerker is belast met consulaire werkzaamheden. Dat betekent o.m. het behandelen van aanvragen voor reisdocumenten, zoals paspoorten en nooddocumenten en aanvragen voor visa. De medewerker staat aanvragers te woord aan de balie, per telefoon en e-mail en vervult administratieve werkzaamheden. De medewerker registreert zelfstandig informatie in de consulaire systemen.

De taken zijn als volgt:

1. Consulaire dienstverlening

  • Behandelen van aanvragen voor de afgifte van reisdocumenten en machtigingen tot voorlopig verblijf (MVV), controleren van diverse documenten, invoeren van aanvragen in de verschillende geautomatiseerde systemen en uitgeven van reisdocumenten en visa;
  • Verstrekken van mondelinge en schriftelijke (achtergrond)informatie, richtlijnen en advies met betrekking tot aanvragen voor de afgifte van reisdocumenten, visa en verblijfsvergunningen voor tijdelijk verblijf;
  • Beantwoorden van algemene vragen van uiteenlopende aard over wonen en werken in Nederland of Luxemburg en doorverwijzen van klanten naar de juiste instanties;
  • Afhandelen van sociaal‑consulaire zaken, zoals begeleiding van Nederlandse gedetineerden en bijstand aan Nederlanders in nood;
  • Enkele weken per jaar verantwoordelijk voor het behandelen van de consulaire noodtelefoon buiten kantooruren (pikettelefoon).

2. Logistiek‑administratieve ondersteuning

  • Beoordelen van het belang en de urgentie van binnenkomende correspondentie (telefoongesprekken, e‑mailberichten);
  • Gebruikmaken van het afsprakensysteem voor consulaire diensten;
  • Controleren of de informatie over wonen en werken in Luxemburg en het reisadvies op de website correct en actueel is;
  • Bijhouden van het consulaire archief door het ordenen, archiveren, opschonen en bewaren van fysieke en digitale dossiers en documenten;
  • Afhandelen van consulaire e‑mailberichten;
  • Deelnemen aan verschillende vormen van werkoverleg;
  • Achtervangen van de Operationeel Manager bij verschillende taken, voor zover het consulaire werk dit toelaat.

3. Front-office

  • Ontvangen en doorverwijzen van bezoekers;
  • Ontvangen van pakketten en goederen en melden van de ontvangst aan de geadresseerde;
  • Signaleren van onregelmatigheden en deze melden aan de dienstdoende leidinggevende of andere passende actie ondernemen.

Profiel

De medewerker moet in staat zijn gemakkelijk te schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden. Goede uitdrukkingsvaardigheden in het Nederlands, Duits, Frans en Engels is gewenst. Ondanks de zelfstandigheid van de medewerker is goed samenwerken in teamverband essentieel.

De medewerker dient uitstekend overweg te kunnen met Outlook en Microsoft Office (w.o. Excel) en goed zijn in plannen en organiseren. De gevraagde medewerker is flexibel en heeft geen bezwaar tegen het ad hoc vervangen van collega's van de ambassade. Ook is de medewerker integer, vriendelijk en klant- en resultaatgericht.

De volgende competenties zijn relevant:

  • Klantgerichtheid
  • Flexibiliteit
  • Integriteit
  • Organisatiesensitiviteit
  • Plannen en organiseren
  • Samenwerken
  • Stressbestendigheid

Kennis- en vaardigheidsvereisten

  • Ervaringsniveau: minimaal 5 jaar relevante werkervaring
  • Administratieve werkervaring
  • Ervaring met klantenservice of aan de receptie is gewenst
  • Teamspeler met dienstverlenende instelling
  • Goede digitale vaardigheden, waaronder beheersing van de Windows gestuurde MS-office programma’s zoals Word, Excel en Outlook, alsook van verschillende digitale vergadermogelijkheden als MyRoom, MS Teams, Webex en Zoom en van CRM, dat wordt gebruikt voor het beheer van de contactendatabase.
  • Je hebt bij voorkeur Nederlands als moedertaal en goede kennis van het Engels, Frans en Duits. Kennis van de Luxemburgse taal strekt tot aanbeveling.

Werkniveau en salaris

  • MBO/HBO werk- en denkniveau
  • Functieniveau: lokale schaal 6
  • Salaris: tussen E 4.428,- en E 6.641,- bruto o.b.v. ervaring
  • Aantal uren: 37,5

Interesse?

Geïnteresseerden kunnen uiterlijk t/m 13 april a.s. een CV en een motivatiebrief sturen naar lux-cdp@minbuza.nl